Prioriser ses tâches, ça s'apprend ! Alors comment faire ?

Mis à jour le par Camille Lenglet

Mon bureau est rempli de post-it, je me laisse déborder et souvent, je suis pile dans les deadlines ! Je sais que prioriser est la clé pour s’organiser au travail, mais comment faire lorsqu’on a la sensation que toutes nos tâches sont importantes ? Il y a différents moyens d’y parvenir, mais surtout, ce qu’il faut retenir c’est que prioriser s’apprend. Voilà comment faire !

Prioriser ses tâches, ça s'apprend ! Alors comment faire ?
Sommaire : 

Comment prioriser lorsque tout est important ?

Eh oui, difficile de se dire qu’une tâche est prioritaire sur une autre, quand tout nous paraît important ! La clé, pour comprendre ce qu’il est urgent de faire, est de prendre du recul pour ne pas se sentir submergé et aller droit au burn-out. Pour avoir ce regard objectif, il faut :

  • Être dans l'observation 👀 ;
  • Faire un état des lieux 📝 ;
  • Clarifier 📑 ;
  • S’engager 💪.

Pour parvenir à faire cela et apprendre à prioriser ses tâches, il faut s’obliger à ralentir, tout comme dans la méthode Kaizen 🧘‍♀️. Ce temps nous permet de relativiser et de voir l’urgence sous un autre angle.

Urgence et importance

Lorsqu’on est dans l’urgence continuellement, on peut commettre plus d’erreurs, cela devient un empressement inefficace. Apprendre la pondération et être méthodique vont devenir nos meilleurs alliés pour prioriser nos tâches. Pour cela, il faut savoir qu’il existe 4 types essentiels de tâches selon la matrice d’Eisenhower :

  • Urgentes 🔥
  • Importantes ⚠️
  • Non urgentes ➡️
  • Non importantes ⏸️

➜ Cette matrice permet de classer les tâches pour mieux les prioriser. La seconde étape, c’est bien sûr d’appréhender chaque type de tâche.

Votre épanouissement professionnel commence ici 😲

Doutes, manque d'envie, envie de changement ? Parlez-en avec un professionnel pour y voir plus clair et bâtir une carrière qui vous inspire vraiment. C'est le moment de faire ce virage à 180° et de prendre votre carrière en main 🚀 :
Céline Braun Debourges

Céline Braun Debourges

Coach pro et perso
⭐100% avis positifs

Me contacter
Lynda Maloufi

Lynda Maloufi

Psychologue
⭐95% d'avis positifs

Me contacter
Sandrine Bernard

Sandrine Bernard

Psychologue clinicienne
⭐100% d'avis positifs

Me contacter

Les méthodes de priorisation des tâches au travail

Lorsqu’on sait prioriser les tâches, on sait donc évaluer l’urgence des tâches, mais pas que. La répartition de notre temps, la durée qu’on met à faire quelque chose et la flexibilité n’ont plus de secret pour nous 🤓. Alors voici les méthodes qui nous apprennent à faire tout ceci.

1. La “to-do list”

Eh oui la fameuse ! Pour comprendre ce qu’on a à faire, il est nécessaire de retranscrire tout, y compris les petites choses qui nous paraissent banales. Il n’est pas interdit de noter aussi ses taches personnelles, au contraire. On peut tout regrouper !

👉 Par exemple, on peut devoir récupérer un colis à la poste qui est juste à côté de notre prochaine réunion client !

Une fois qu’on a tout écrit, la priorisation se fait généralement en fonction de l’urgence, l'importance, de la durée et des conséquences de chaque tâche.

2. Identifier clairement ses objectifs

Si on a besoin d’organiser nos tâches, c’est bien pour atteindre un but à plus terme. Il est donc important de bien identifier ses objectifs pour les garder en tête 🔍. Ainsi, il sera plus facile pour nous de savoir ce qui doit être fait en priorité, ce qui est urgent ou important.

3. Décomposer les objectifs

Une fois nos grands objectifs établis, il va falloir les décomposer pour établir des sous objectifs pour atteindre notre but final. On va pouvoir ainsi les découper de manière annuelle, mensuelle et même hebdomadaire. À partir de là, on va pouvoir planifier des échéances 📅.

4. Organiser les taches dans le temps

C’est à moment là que l’on va savoir si une tâche est urgente, c’est-à-dire, prioritaire ou non. Vu que l’on doit fixer des échéances, on va pouvoir avoir des délais précis. La méthode MIT (Most Important Talks) nous donne la possibilité de fixer 3 tâches qui doivent être terminées dans la journée ✅. 

👉 Pour les choisir, il faut se demander lesquelles auront le plus d’impact sur l’objectif final ? Que peut-on finir sur la journée ?

5. Éviter les priorités concurrentes

Pour éviter de se laisser happer par la rédaction d’un mail inattendu ou les distractions diverses et variées, il est important de respecter le temps imparti. Il est important de faire des pauses régulièrement pour être efficace. En les prenant en compte, on se laisse moins distraire. Tout comme il faut penser aux priorités qui sont parallèles, comme la gestion des mails. En leur dédiant un temps journalier, on les intègre en douceur au planning.

6. Connaître son rythme

Lorsqu’on regarde sa “to-do list” et son planning, il est facile de se laisser envahir par le stress au travail. Pour éviter que cela n’arrive, il est important de se faire confiance 🤗. C’est en se connaissant bien et en ayant une idée du temps qu’on met à faire une tâche, qu’on y parvient. Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte notre rythme, ainsi que les pauses.

7. Réévaluer constamment

Ce qui nous permet de nous améliorer continuellement et de savoir bien prioriser, c’est de prendre systématiquement du recul. En faisant cela, on contrôle ainsi l’urgence des tâches, y compris des nouvelles qui s’ajoutent par-dessus. 

Et pour avoir le temps de mettre ces méthodes en place, pourquoi ne pas profiter de l’été au bureau pour faire ceci ? Nous, on dit ça, on ne dit rien 😄 !

L'avis de la rédaction : prioriser pour moins de stress

Quand on ne sait pas prioriser, on veut tout faire, tout de suite et le stress s'invite alors. D'autant plus qu'à force de vouloir être partout, on finit par être nulle part... Prioriser permet donc de travailler dans le calme et efficacement, mais ce n'est pas toujours facile, surtout si on a un tempérament anxieux de nature ou si on souffre du syndrome de la bonne élève ! Nous vous conseillons de vous faire accompagner par un coach afin de mieux gérer vos émotions et votre vie professionnelle.

🤗 Se comprendre, s'accepter, être heureuse... C'est ici et maintenant ! 
#BornToBeMe


Mais aussi :

Article proposé par
Camille, Lenglet

"⭐ Mon rêve de bonheur : Me sentir libre dans ce que je fais."

Les commentaires

Plus d'articles travail

Ces working girls de série qui nous inspirent

Aujourd'hui, être une working girl et le revendiquer n'est plus vraiment tabou, ni même original. Avoir une ambition débordante. Viser le sommet de la pyramide. Réussir sa carrière quand on est une femme n'est plus tout à fait suspect, mais ce n'est pas aisé pour autant. De qui s'inspirer ? Pourquoi ne pas se tourner vers les femmes qui prennent le pouvoir dans les séries ?

Je veux changer de métier, comment faire ? Par où commencer ? 7 Conseils !

Je sais qu’un jour, je ferais une reconversion professionnelle. Je me lasse assez vite et j’aime bien le renouveau 😬 ! En plus, avec l’âge, on s’aperçoit qu’un métier que l’on a commencé à 25 ans ne nous convient plus pour différentes raisons. Alors, pour éviter le mal-être au travail, on doit écouter notre envie de changement. Mais comment faire ? Par où commencer ? Pour passer à l'action convenablement, voici 7 conseils que j'ai retenus du livre d'une psychologue américaine, Dawn Graham.

Être efficace en télétravail, ça s'apprend : 7 règles d'or

Dans "télétravail", il y a "travail"... Là est toute la difficulté. A la maison, quand je ne suis pas tentée d'aller faire un tour dans le frigo ou sur les réseaux sociaux, mes proches accaparent mon attention. Mais je crois que je n'ai pas le choix, je dois m'adapter et maîtriser cette nouvelle façon de travailler. Entre distraction et tentation, comment être aussi efficace à la maison qu'au bureau ? Découvrez les 7 règles d'or du télétravail.

Sexisme et femmes entrepreneuses, quand il faut déconstruire les stéréotypes

S’il y a bien une chose dont je me suis rendu compte dans ma scolarité et mon éducation, c’est que jamais, on ne m’a dit que je pourrais être cheffe d’entreprise. En effet, peu de femmes à la tête d’une entreprise sont mises en avant et si on en parle, ce n’est jamais pour leur travail accompli. Non les questions posées ont souvent peu de rapport, une femme sera très souvent ramenée à son genre et pas à sa détermination… Pour dénoncer cela, le collectif féministe Sista a décidé de faire une enquête et une vidéo percutante.

La semaine de 15h, pure fiction ou possible réalité ?

Travailler 15h par semaine et gagner 6.000€ par mois ? Où dois-je signer ?! Encore bien fictive, la semaine de 15h est mise en avant dans le nouveau livre d’Hadrien Klent “Paresse pour tous”. Cette fiction, à mi-chemin entre le roman et l’essai, remet au goût du jour les théories de Paul Lafargue et John Maynard Keynes. Ces deux économistes du 19e siècle avaient une avance sur le temps puisqu’ils prônaient déjà des journées de travail écourtées. Un rêve ou une possible réalité ?

4 façons de se faire respecter naturellement au travail 💪

Vous avez du mal à vous imposer face à des collègues extravertis ou impulsifs ? Se faire respecter au travail, ça ne vient pas qu’avec le temps… Ça s’apprend ! Que vous veniez d’arriver dans une entreprise ou que vous vous remettiez en question après quelques années d’ancienneté, voici 4 façons de vous faire respecter au travail dans le calme et la bienveillance. Attention les yeux !

Pour être plus efficace au travail, posez vos prochaines vacances !

Chaque fois qu'au travail une baisse de motivation se fait sentir, je commence par faire une pause. Je bois un café, je discute, je regarde par la fenêtre. Et quand rien n'y fait, que je suis littéralement envahie par le vide de la page blanche, que je n'y arrive pas, je pose des congés.

Obsession de la performance : et si on n’avait pas besoin d’être la meilleure ?

Je ne quitte jamais mon ordi, je veille tard pour revérifier mes présentations, je me compare à mes collègues de travail… Au secours ! Je crois bien que le besoin d’être la meilleure au boulot me rend dingue ! Cette obsession de la performance et de vouloir être la numéro 1 touche énormément de personnes. Pourquoi éprouve-t-on ce besoin d’être la plus performante possible ? Qu’est-ce qui fait qu’on en arrive là ? Et si on arrêtait tout simplement de vouloir être parfaite, ça serait pas mal, non ? Zoom sur ce comportement.

Infantilisation au travail : et si on réclamait plus d'autonomie ?

L'infantilisation au travail est l'une des raisons qui pousse les employés à quitter une entreprise. Le phénomène d'infantilisation est d'autant plus important avec la généralisation du télétravail, avec à la clé, mal-être des salariés, baisse de performance, démotivation et doutes sur les compétences managériales… Et si on se parlait enfin comme des adultes ?

J'ai du mal avec l'autorité (un peu, beaucoup) , aïe !

Pétrie des ordres que me donnaient mes parents, je pensais être armée pour l'école et pourtant, dès la maternelle mes parents se faisaient convoquer parce que je refusais de faire ce que la maîtresse me demandait. En grandissant, il devient plus difficile d'envoyer bouler son manager, la convocation des parents n'est plus une option, mais l'intolérance face à l'autorité demeure. Difficulté silencieuse ou incontrôlable, peut-on se réconcilier avec l'autorité ?

Nos conseils bien-être sans prise de tête, directement dans ta boîte mail ! 💌

Les podcasts Wengood

Les 5 blessures de l'enfance : le rejet par Jean Doridot Docteur en psychologie

12 février · Wengood

18:06