8 conseils pour une organisation parfaite par Marion Thihy, coach

Je les ai testés et surtout approuvé. Je me sers encore aujourd'hui de chacune de ces techniques. J'en ai d'ailleurs plein d'autres à ma disposition, mais pour être plus précise, il s'agit de techniques d'organisation suivant la période de l'année (plus ou moins chargée), suivant ma propre productivité et santé (si je suis fatiguée ou en pleine forme)... Tout ça pour dire que tout est adaptable. Et que tu trouveras forcément quelques conseils qui te plairont et t'aideront au quotidien. Voici donc mes 8 astuces pour avoir une organisation parfaite :

1. Passer à l'agenda papier

J'ai tout testé en termes de support. J'ai encore aujourd'hui un calendrier sur mon PC portable que je remplis de temps en temps. Mais franchement, c'est pas terrible, cette technique a ses limites. Tout simplement parce que je n'ai pas toujours mon PC d'allumé sur moi. J'ai également une note sur mon téléphone. Cette fois-ci je l'ai H24 dans ma main donc ça ne pose pas de problème. Cependant... c'est encore une raison pour être collée à mon écran. Alors certes, c'est rapide et efficace pour noter quelque chose de spontanée, mais ce n'est absolument pas indiqué pour éviter la procrastination. 

Le mieux c'est donc l'agenda papier ! 🦸 J'en ai toujours eu et ils ne m'ont jamais lâché ! Pas besoin de connexion, de batterie ou que sais-je. Simplement besoin d'un stylo, il rentre parfaitement dans mon sac si je dois sortir ou partir en week-end. Il offre un bon moyen de visualiser sa journée/semaine/mois. Et surtout il offre la merveilleuse satisfaction d'écrire et de rayer la tâche effectuée ! Le fait de cocher/rayer la tâche accomplie, ça rebooste pour le restant de la journée, ça rebooste son sentiment d'efficacité personnel et même sa confiance en soi. Il n'y a que des avantages à prendre des notes sur papier alors je te le recommande à 1 000%.

2. Oser dire « non » pour éviter d'être surchargé et surmené

Ton organisation ne pourra pas être parfaite si tu as l'habitude de dire « oui » à tout et à tout le monde. Je ne suis personnellement pas adepte à la phrase « trop bonne trop c*nne » parce que j'estime qu'aider les autres fait partie de la vie et que ça apporte beaucoup de positivité en ce monde. Mais par contre, il faut savoir faire la différence entre aider quelqu'un qui en a besoin, se faire du bien par la même occasion, et aider tout le monde, tout le temps et pour n'importe quoi. Si tu sais aider tout le monde et que tu t'en portes bien et que ton organisation n'en prend pas un coup, alors tant mieux ! 

Mais si tu fais passer les autres avant toi, trop souvent voire tout le temps, alors je te pose la question 🤔 : à quel moment tu prends le temps pour toi ? Penses-tu vraiment que de te consacrer exclusivement aux autres et à leurs envies, ça te permettra d'être 100% dispo pour eux ? Il faut savoir dire « non » pour mieux se dire « oui » à soi par la suite et donc être finalement plus disponible et en meilleure condition pour accéder à leur demande. De cette manière, tu seras moins surchargée, donc mieux organisée pour toi et pour les autres quand tu auras du temps à leur accorder.

3. Désactiver les notifications polluantes

Ça paraît logique mais on n'y pense que très rarement. Les notifications de PC, de téléphone... ou encore la télévision allumée en fond... toutes les choses qui peuvent t’empêcher de te concentrer pendant que tu fais quelque chose d'important. Il faut dire non ! Je ne te dis pas d'éteindre ton téléphone H24. Le but n'est pas de s'enfermer dans une grotte pendant 15 jours. Mais un simple « mode avion » pendant 2h le temps que tu fasses les choses importantes et urgentes de ta journée, ça peut vraiment te changer la vie. Tu ne seras pas distraite par un TikTok que t'envoie ta meilleure amie, tu ne seras happée par un live Instagram ou tes actus Google. 

Donc tu seras pleinement concentrée et dans l'instant présent pour finir ce que tu dois faire. En termes d'organisation on dit souvent « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place», on peut aussi transformer cette phrase en se disant « chaque chose à son temps et chaque temps à sa chose ! » tu vois le genre ?

4. Prioriser par degré d'urgence et d'importance

Laisse-moi te parler de la matrice d'Eisenhower ! N'aie pas peur de ce terme par pitié 😖. Tu vas voir, c'est très simple à comprendre et surtout c'est une technique redoutable pour savoir avec précision ce que tu dois faire en priorité ou non dans ton agenda. Autrement dit c'est LA technique qui va permettre de t'organiser, que ce soit pour le perso comme pour le pro. Pour ça, voici un petit schéma de 4 cases.

Comme tu peux le voir il s'agit de cases qui compartimentent les tâches par ordre l'importance et d'urgence. Il te suffit de prendre tout ce que tu as à faire dans ta semaine, de les ranger par ordre d'importance et d'urgence et il te restera qu'à les programmer dans ton agenda pour ta semaine. Tu peux faire la même chose si tu as énormément de choses à faire en 1 journée et que tu n'as pas de temps à perdre.

Voici quelques exemples pour que tu t'y retrouves un peu plus :

• Dans le quadrant 1 : tu vas y noter les tâches importantes ET urgentes. Ce qui signifie qui ne peuvent pas attendre ! Qui doivent être exécutées en priorité absolue. Par exemple : payer une facture est une tâche importante. Mais si la date de l'échéance est proche, ça devient urgent ! Il faut donc ranger cette tâche dans cette catégorie et ensuite dans ton agenda pour aujourd'hui.
• Dans le quadrant 2 : répertorie les tâches importantes MAIS cette fois-ci NON urgentes. C'est la même chose qu'avec l'exemple de la facture ci-dessus. Payer ses factures, c'est important, mais si le délai est plus long, ce n'est pas urgent. De ce fait, tu peux attendre quelques jours pour la régler. Cette catégorie de tâches doit être planifiée dans ton agenda !
• Dans le quadrant 3 : Cette fois nous y notons les tâches NON importantes MAIS urgentes. Ce qui signifie que tu peux tout à fait déléguer ce genre de choses. Si ce n'est pas important pour toi mais ce que c'est limité dans le temps. En déléguant, ça te permet de te concentrer sur les tâches importantes et urgentes à faire. Par exemple, tu peux très bien faire faire une petite partie du ménage à la maison par les enfants. Leur chambre ou encore ranger ce qui traîne dans le salon, leurs jouets etc... ce n’est pas important ni vital que ça soit un peu en désordre, une maison, c'est fait pour y vivre et il n'y aura pas mort d'homme si ça reste quelques heures dans cet état. Mais si le soir tu as des invités, que tu veux que ça soit rangé, ça devient urgent pour le soir même. Tu peux donc déléguer cette tâche pendant que tu prépares le repas pour cette soirée (le repas étant une tâche importante et urgente dans ce contexte).
• Dans le quadrant 4 : Pour finir, si ce que tu as à faire n'est ni important ni urgent... c'est que c'est futile, inutile ou distrayant ! En soi, tu peux très facilement juger bon de t'en débarrasser pour gagner du temps pour autre chose.

Tu vois, ce n'est pas si compliqué ! Il suffit de voir comment tu ranges tes propres choses à faire. Au travail quand on a des responsabilités, cette technique s'avère être super efficace. Je l'utilise souvent pour mon activité et elle ne m'a jamais déçue. Et même pour le perso, c'est rudement sympa à faire et même si ça peut te prendre 15 minutes à écrire, c'est clairement un gain de temps à la fin de ta journée et de ta semaine.

5. prendre le temps pour soi chaque jour

Tenir un agenda et le respecter c'est bien. Mais il ne faut pas s'oublier dans tout ça ! Une bonne organisation qui tient dans la durée a besoin de temps de repos et de temps où tu es la priorité. Si tu te surcharges de choses à faire, tu finiras par être épuisée physiquement mais aussi mentalement. Il faut absolument que tu te consacres du temps. Un temps où tu prends soin de toi, un temps où tu mets les autres activités en pause. Où tu t'écoutes et te fais passer en priorité. Ça peut être un moment où tu t'épiles, tu lis un bouquin, tu chilles devant Netflix, tu fais un gâteau, ou les magasins... Bref, t'as compris l'idée ! Une organisation parfaite doit contenir un moment pour son propre bien-être. Sans ça, tu finiras par procrastiner certaines tâches pour faire quelque chose qui te fait du bien parce que tu en auras besoin. Et nous sommes bien d'accord que tu n'attends pas d'être en panne d'essence pour aller remplir ton réservoir ?!! 🙃 Alors n'attends pas d'en avoir besoin et de tout mettre sur pause, pour prendre soin de toi. Sinon tu te mettras à culpabiliser de ne pas avoir fait telle ou telle chose parce que tu te seras reposée. Et là c'est le début d'un vieux cercle vicieux qu'on n'aime pas.

6. Tenir un carnet de notes pour toutes les idées/projets/envies

Dans ton agenda papier, tu peux faire une section à la fin, ou prendre totalement un autre carnet si tu le souhaites, pour y noter tout ce qui te passe par la tête. Tes idées, tes projets, tes envies... ça peut être des idées pour ton boulot, des projets de rénovation pour ta salle de bains, des envies d'activités avec tes enfants et/ou ton conjoint... Le but d'écrire tout ça, c'est d'ores et déjà de ne pas oublier. Mais aussi de ne pas se surcharger mentalement par des pensées qui passent et repassent. Tu connais le fameux « il ne faut pas que j'oublie, en avril on aimerait aller à la montagne, il faut que j'organise tout ça », « Oh tiens j'y pense ! Je dois penser à faire une nouvelle formule d'abonnement pour mon site internet » etc... Note-les pour enlever de ton esprit la peur d'oublier.

7. Dès que tu peux, avance-toi

Une fois que tu as rempli ton agenda des choses à faire pour la journée, la semaine et pourquoi pas quelques rendez-vous importants dans le mois, tu te retrouves avec tous les aléas de la vie qui doivent se positionner eux aussi quelque part. C'est pourquoi je te conseille de laisser de la place pour ces fameux aléas. Il vaut mieux avoir du temps en plus dans sa journée/semaine pour éviter d'être surchargée si jamais il t'arrive quelque chose d'imprévu. Un rendez-vous chez le médecin parce que t'as chopé la grippe. Un pneu à changer parce que le verglas t'a fait glisser et ta roue a tapé le trottoir... bref on ne sait pas ce que l'avenir nous réserve. Le fait d'apporter une certaine légèreté à ton planning en y incluant un espace « imprévu », ne te bloquera pas si jamais l'imprévu en question pointe le bout de son nez et si tout se passe bien, qu'il ne t'arrive rien, alors tu auras du temps « bonus » ! Ce temps bonus tu peux t'en servir pour t'avancer sur les petites choses à faire les autres jours. Tu auras l'impression d'alléger ta semaine.

8. évite la procrastination des petites choses

Pour continuer sur les temps « bonus » dans ton agenda, profite de ces moments pour faire toutes les choses qui ne prennent pas beaucoup de temps mais qui doivent être faites. Par exemple, un coup de téléphone qui prendrait 10 minutes à tout casser mais que tu ne passes jamais. Un dossier de mutuelle à signer et renvoyer, un petit bouton à recoudre sur le manteau... bref t'as compris. Profites-en pour arrêter de procrastiner les petites choses, parce qu'à force elles s'accumulent et forment de la charge mentale conséquente sans même qu'on ne s'en rende compte. Vraiment ne néglige pas ces petites tâches ! Surtout qu'une fois accomplies, elles procurent tout autant de satisfaction que les grosses choses à faire.

Voici comment je m'organise au quotidien 🙂. Et pour être encore plus exacte, j'ai tellement testé de façons différentes, que j'ai moi-même créé un outil pour me faciliter encore plus la vie. C'est un agenda à la manière d'un bullet journal. Il est perpétuel (donc non daté) ce qui permet de m'organiser n'importe quand dans l'année, à défaut des agendas 2023-2024. Et je l'ai agrémenté de tout ce qu'il faut pour prendre du temps pour soi, pour travailler à sa positivité, à son optimisme, à son développement personnel, ses habitudes de vie, ses émotions... bref tout quoi !

Si tu es intriguée par cet agenda, je te laisse cliquer sur ce lien pour voir la fiche complète. C'est clairement devenu mon meilleur ami je ne m'en lasse jamais. En tout cas j'espère que ces conseils te serviront autant qu'à moi.